A könyvelő
A cég gazdasági eseményeit utólag, a törvény előírásai szerint rögzíti a könyvekben. Az így kapott adatokból adóbevallásokat, beszámolót, statisztikákat készít. A fizetendő adóról, főkönyvi adatokról tájékoztatja a céget.
A pénzügyes
A várható bevételeket és kiadásokat összesíti saját céges nyilvántartásában. Utalásokat teljesít, vagy készít elő a banki felületen. Vevő-szállító nyilvántartásokat vezet, a számlákat ellenőrzi, formai, tartalmi követelmények szerint. Számlákat állít ki, és jelenti azokat a NAV Online rendszerébe (ha kézi számlatömböt használ). Könyvelési anyagot továbbítja a könyvelő felé.
Ebből már látszik, hogy a kis cégeknél ahol még nincs adminisztrátor, ott az ügyvezető kénytelen a pénzügyekkel, számlákkal is rendszeresen foglalkozni. Természetesen hatalmas kihívás a saját szakmát is jól csinálni, meg pénzügyesnek is lenni, meg vevőket találni, és árajánlatokat készíteni stb…
Sokan a papírmunkát teszik az ügyvezetői feladataik végére, mert azt szeretik a legkevésbé, így gyakran elmarad a számlák letöltése a kapott e-mailekből, de így már ezek kifizetése is elmarad. Elmarad a kiegyenlített számlák beállítása a számlázóban, így a nemfizető vevők felé sem megy ki időben a fizetési felszólítás. Ezzel máris elindul a negatív spirál, ami a cég likviditását is veszélyezteti. Láttunk már olyan céget, aki nem vezetett saját nyilvántartást a kiadásairól, és amikor e-mailben kapott egy számlát, akkor azt azonnal elutalta, majd amikor postán megkapta ugyanazt, akkor még egyszer. Harmadik alkalommal pedig akkor, amikor az egyenlegközlőt megkapta a túlfizetésről. És észre sem vette.
Minél nagyobb a cég, annál profibb pénzügyesre van szüksége.
Gondoljuk bele: ha csak a vevők 5% nem fizet időre, és ezt nem kezelem megfelelően akkor egy nagyobb árbevételű cégnél ez az összeg akár több millió Ft-is lehet.
Hogyan könnyíthető ez az adminisztráció?
A Digitális könyvelési csomagban alkalmazott CASHBOOK oldalon az ügyvezető számára érthető módon egy olyan egyszerű nyilvántartás vezet a bevételekről és a kiadásokról, ami alapján ellenőrizhető a számlakifizetések állapota. Az ügyvezető egyértelműen látja, hogy az adott számlát már elmentette ebbe a rendszerbe, vagy még vissza kell keresnie azt az e-mailt, amiben küldték. A cégvezető látja, hogy a könyvelő feldolgozta-e az aktuális számlákat, banki forgalmat. És ha igen, akkor látja az aktuális eredményt.
A CASHBOOK használatával a könyvelő akár hetente le tudja könyvelni a számlákat, és a banki forgalmat, így az elérhető kimutatások felhasználhatók a cég saját pénzügyi nyilvántartása helyett.
Ezzel a cég megspórol magának egy adminisztrátort?
Ha a cégbe érkező összes számlát következetesen, azonnal bementi a cég a CASHBOOK felületre, és olyan számlázót használ, ami automatikusan kommunikál ezzel a felülettel, akkor lényegében igen.
