Több mint 20 éve dolgozom könyvelőként, ugyanakkor vállalkozó is vagyok. Mindig is kerestem a legális adócsökkentési megoldásokat, hiszen akár a saját vállalkozásom, akár ügyfeleim érdekében fontos, hogy szabályosan, biztonságos megoldásokkal spóroljunk a befizetendő adón.
Az információ hatalom
Ha vállalkozó vagy, biztosan jártál már úgy, hogy az utolsó pillanatban kaptál értesítést a könyvelődtől egy nagyobb összegű adó utalásról, amire nem számítottál, miközben már elköltötted a céged pénzét másra, vagy még meg sem kaptad a számláid ellenértékét. Emiatt késve teljesítetted az adót. Lehet, hogy a kedvező adózói minősítésből is kiestél. Ami miatt a bank is más feltételekkel adta neked a hitelt. Sorolhatnám a láncreakciót. Mindez egy késve érkező információ miatt.
Szeretem a kiszámítható dolgokat, és szeretném, ha az ügyfeleink számára is kiszámítható lenne az adófizetések időpontja, összege. Ezért amikor először láttam kiállításon egy olyan alkalmazást, amivel a várható adókról időben írásos formában mennek ki ügyfeleknek az értesítők, máris lecsaptam rá, és bevezettem az irodámban. Azóta ütemezetten, átláthatóan kapják meg ügyfeleim az e-maileket, bőven az utalási határidő előtt.
Sok olyan kedvezmény van, amit egy vállalkozó csak akkor érvényesíthet, ha az adózása rendben van. Például egyszerűsített foglalkoztatásra be sem jelenthetünk alkalmazottat, ha 300 ezer Ft-ot meghaladó adótartozásunk van. Vagy adófizetésre részletfizetést kérni a megbízható adózók számára sokkal gyorsabb és gördülékenyebb. Itt is érvényes az, hogy aki időt nyer, életet nyer.
Amikor a megspórolt adóból fizeted a könyvelőt
Aki vállalkozik, az elfogadja, hogy adót márpedig fizetni kell. De nem mindegy mennyit. Annyi-féle adózási mód, és azokon belül annyi-féle kedvezmény van, hogy éppen elég még az adótanácsadóknak is átlátni, nemhogy a laikus vállalkozóknak. Szakmai kihívásnak élem meg, hogy havi rendszerességgel járunk oktatásokra, tréningekre, és a legújabb változásokat máris átültetem ügyfeleim vállalkozásába. Így például a KIVA törvény megjelenése óta minden cégre minden évben elvégezzük a különböző adózási módok közötti összehasonlító elemzést, és az ügyvezetőkel közösen kiértékeljük a tennivalóinkat.
Ilyenkor általában az a beszélgetésünk vége: A megspórolt adó bőven fedezi az egész éves könyvelési díjat. Egy ügyfelem így jellemezte a munkánkat: „Már a 90-es években is vállalkozó voltam. A korábbi könyvelőim az államnak dolgoztak, de én fizettem őket. Most ti nekem dolgoztok, mégis az állam fizeti.”
Egyéni vállalkozók körében pedig jó példa erre az átalányadó változása. Ez az adónem már több mint fél évvel A KATA változás előtt megújult. Mi már a módosítást megelőző ősszel – amikor a törvénytervezetben olvastunk az új szabályokról – kiszámoltuk, hogy ügyfeleink közül kinek lenne kedvezőbb akár KATA adózásból erre áttérni januártól. És meg is léptük az átjelentkezést annál, akinek az jobb volt. Aztán következő nyáron robbant a KATA bomba, és könyvelők, vállalkozók akkor kezdtek csak kapkodni, hogy mihez kezdjenek. Nekünk pedig addigra már rutinunk volt az új adózási szabályok alkalmazásában. A KATA változásról szóló törvénytervezet bejelentés utáni napon kalkulációs xls segédletet küldtem minden ügyfélnek, hogy összegszerűen ismerkedjen a várható változásokkal, és még azon a héten 2 ingyenes webinárt is tartottam ZOOM-on, ahol bárki kérdezhetett, nem csak ügyfelek. Volt aki a strandról jelentkezett be. Így ügyfeleink és munkatársaink teljesen stresszmentesen élték meg a kötelező átállási időszakot.
Az idő pénz
Korábban, mikor még a vállalkozók postán, papír alapon kapták meg a számlákat, bankszámlakivonatokat, előfordult, hogy csak a következő hónap közepére tudtak mindent leadni a könyvelésre. Ha gyorsítani akartak a folyamaton, akkor több részletben vitték a bizonylatokat. Alkalmanként fél napot beáldozva erre a műveletre.
Én is kaptam telefonhívást:
- Ott vagytok az irodában? Mindjárt indulok, viszem a számlákat.
Aztán egy óra múlva újabb hívás:
- Közbejött valami, nem érek oda…
Aztán később még egy telefon jött:
- Majd csak a jövő héten viszem az anyagot, de nem tudod megmondani mennyi lesz az áfám?
Mivel a könyvelő adatokkal dolgozik és nem kristálygömbbel, erre határozott nem volt a válasz.
A bankok egymás után fejlesztették le a net-bankos felületeiket, így már nem kellett megvárni míg kipostázzák a kivonatot, már online, bármikor le lehetett kérni, amikor szükség volt rá.
Aztán a NAV felpörgette ezt a folyamatot a digitalizációval. Minden számlát jelenteni kell. Ennek hatására már alig készül kézzel írott számla. A számlák többségét már online számlázóval állítják ki, és e-mailen keresztül jutaták el a címzetthez. A nekem kiállított, jelentett számlák adatait pedig egy listában én is láthatom. Így már nem kell a postázásra várni.
A COVID óta pedig azt tapasztaljuk, hogy az adóellenőrzések során sem kell papír-alapú könyvelést dossziéban bevinni a NAV-hoz. Célirányosan konkrét adatokat, számlaképeket, szerződéseket, listákat kérnek be PDF-ben, dbf-ben, xml-ben, de semmi esetre sem papíron, és semmi esetre sem személyesen.
Ehhez a változáshoz igazodva új megoldást kínálunk ügyfeleinknek: az online könyvelést. Ha a vállalkozó még papíron kap számlát, akkor azt a mobiljával egy appon belül lefotózza, ez a számlakép azonnal eljut a könyvelőhöz. Ha e-mailben kap számlát, akkor ezt az emailt külön számla-gyűjtő e-mail címére továbbítja, amit szintén azonnal lát a könyvelő. Ha modern számlázót használ, amit össze lehet kötni ezzel a felülettel, akkor minden kiállított számla magától megjelenik a könyvelő gépén is. Szintén gyorsítja a könyvelő és vállalkozó közöti információcserét, ha a könyvelő rendelkezik a bankban lekérdezési jogosultsággal. Amikor épp ideje engedi, belép az ügyfél bankjába lementi az addigi számlaforgalmat, és lekönyveli adott időpontig. Úgy halad a könyvelés, hogy vállalkozónak nem kellett egyetlen alkalommal sem a könyvelőirodába elmennie. Sőt, ha konzultációra van szüksége, akkor is lehetősége van ZOOM-on keresztül beszélgetni.
