Ahogy egyre többen térnek át a digitális könyvelésre, úgy jelennek meg a félreértések is a folyamatokkal és lehetőségekkel kapcsolatban. Ezek a tévhitek azonban gyakran félrevezetik a vállalkozókat. Az alábbiakban megcáfoljuk a leggyakoribb mítoszokat, és elmagyarázzuk, hogyan működik valójában a digitális könyvelés – és hogyan segíthet hatékonyabbá tenni az üzleti döntéseket.
1. „A digitális könyvelés automatikusan működik – nincs szükség könyvelőre”
Bár a digitális könyvelés valóban megkönnyíti az adatok feldolgozását, a könyvelők szerepe továbbra is nélkülözhetetlen. Nem csupán adatokat rögzítünk és bevallásokat készítünk, hanem a gazdálkodási információkat elemzünk akár az ügyvezetés, akár az adóhivatal számára. A gyorsabb feldolgozás révén több időnk marad az eredménykimutatásokra, adótervezésre és egyéb stratégiai feladatokra – vagyis a valódi értéket teremtő könyvelői munkára.
2. „Nincs is emberi kapcsolat könyvelő és ügyfél között.”
A digitális könyvelés nem jelenti a személyes kapcsolatok megszűnését. Ügyfeleinkkel továbbra is rendszeresen konzultálunk, online és személyesen egyaránt. A digitális rendszereknek köszönhetően, amikor találkozunk, már kész pénzügyi jelentésekkel várjuk a vállalkozókat – így a legfrissebb adatok alapján, hatékonyabban tudunk beszélgetni. Papír alapú könyvelésnél, ilyenkor még egy hónappal le lennénk maradva. Ügyfeleinkkel az ország bármely részéből fenntarthatjuk a jó kapcsolatot, és az online platformok által időt is spórolunk mindkét fél számára.
3. „Hamarosan úgyis a NAV csinálja az ÁFA-bevallást”
Igaz, hogy a NAV tervezi az automatikus ÁFA-bevallások bevezetését a számla-adatszolgáltatás alapján, de az ÁFA törvény összetett szabályai miatt jelenleg nem lehetséges teljesen automatizálni a bevallási folyamatot. A bevalláshoz továbbra is szükséges szakértői kontroll, mert az ÁFA-szabályok részletei (pl. levonási szabályok) szakemberi felülvizsgálatot igényelnek.
4. „A cégem tartja nyilván az adatokat a könyvelő helyett”
Digitális könyvelés esetén a bizonylatokat egy olyan nyilvántartó rendszerbe töltik fel Ügyfeleink, ahonnan azt ők is és a könyvelőink is bármikor elérik. Ez a rendszer hasonló, mintha egy könnyen elérhető, virtuális dossziéban tárolná a számlákat, bankszámlakivonatokat, teljesítési igazolásokat, csak itt bármelyiket bárhonnan egy kattintással vissza tudják keresni.
5. „A szkennelés plusz munka, lassítja az adminisztrációt”
Csak eleinte tűnik plusz feladatnak, amíg a megszokott beidegződések mentén indulunk neki. Ha valaki megszokta, hogy az e-mailben kapott számlát kinyomtatja, akkor neki még plusz munka lesz, hogy azt visszaszkennelje a nyilvántartás számára. De ha már digitális könyvelésre hangolva tudatosan kéri a számláit a szállítóitól, megteheti, hogy eleve a nyilvántartóhoz tartozó e-mailcímre irányítja a számlát.
A NAV-Online számla adatszolgáltatás bevezetése óta elenyésző a kézzel írt számlák aránya. Egyre könnyebb a szállítóktól eleve digitálisan megkapni a számlát. A számlázóprogramok jelentős részét pedig össze lehet kötni a Cashbookal, így a vevő számlák esetében sincs szükség emberi beavatkozásra ahhoz, hogy a könyvelés láthassa azokat.
6. A NAV már mindent lát, nincs szükség saját nyilvántartásra
A NAV valóban sok mindent lát a számla-adatszolgáltatáson keresztül. Sokszor azt is amit a cégvezető nem. Megtörtént eset: építőipari vállalkozás térkövet vett, alvállalkozóval lerakatta, és hagyta, hogy az alvállalkozó a raklapokat és a maradékot visszavigye, de nem számoltatta el a kapott összeggel, és nem kérte el tőle a kapott bizonylatot. A NAV számára ez úgy nézett ki, mintha a cég eltitkolta volna ezt a bevételt, ami fizetendő adót keletkeztetett. Szerencsére volt lehetőség pótolni az adatokat és nem lett jogkövetkezménye a 30 ezer forintos visszárunak, de tanultuk belőle.
Könyvelésben csak olyan számlák lehetnek, melyeket az ügyféltől kapunk, ezeket minden esetben összevetjük a NAV-online-számlaadat (OSA) rendszerével. Ha eltérést tapasztalunk egyeztetünk a céggel, hogy vajon valós céges költés volt-e a hiányzó számla, vagy csak valaki elütötte számlázáskor a vevőkódot, és nem is a mi cégünkhöz kötődik. Ha a cég a digitális nyilvántartásban iktatja a számláit, akkor már a könyvelés előtt is észreveszi, hogy a NAV adataival egyezik a nyilvántartása vagy sem.
A digitális könyvelés nemcsak gyorsabb, de átláthatóbb és kényelmesebb megoldást nyújt a vállalkozásoknak. Ha szeretnél bővebb tájékoztatást kapni, vagy átállnál digitális könyvelésre, keress minket bizalommal!
