Amikor számlaképeket kérünk be ügyfeleinktől, fel szokott merülni a kérdés:
Ha minden online, akkor is kell a számla a könyveléshez?
A rövid válasz: igen kell, ezt törvény írja elő.
Ma már a NAV online számla rendszeréből le lehet kérni adatokat olyan formában is, amik hasonlóan néznek ki, mint egy hagyományos számlakép, de ezek továbbra is csak tájékoztató adatok. Azt lehet ezekkel ellenőrizni, hogy milyen számlák készültek a vállalkozás adószámával. Egy esetleges adóellenőrzés során elengedhetetlen, hogy az eredeti számla képét be tudjuk mutatni, hiszen ezekkel igazolhatóak a bevallások adatai.
Akkor mitől papírmentes az online könyvelés?
A számlázási folyamat ma már egyre több vállalkozásnál papírmentes, hiszen a legtöbb számlát elektronikus formában, e-mailben vagy letöltési linken keresztül kapják meg a felek.
Az elektronikus számla kinyomtatva nem is érvényes, mivel a hitelességhez az eredeti, digitális formában tárolt dokumentum szükséges. Az ilyen dokumentumok visszaszkennelve is érvénytelenek, mert a számla képi és digitális adatait egyaránt tartalmazniuk kell.
Tudtad? 2025. január 1-től a vállalkozásoknak kötelező lesz az elektronikus gáz- és villanyszámlák befogadása. Ezen a téren megszűnik a papír alapú számlázás. Bővebben itt olvashatsz erről.
Ügyfeleink hozzáférést kapnak a Cashbook nevű dokumentumtárhoz, mely biztonságosan megőrzi az oda feltöltött számlák képeit és digitális adatait. Így ha egy ellenőrzés mégis papír alapon kérné, akkor a nyomtatás és a papír alapú bemutatás teljes körűen meg tud valósulni ezekre a számlákra is (a gyakorlat azt mutatja hogy már ellenőrzési anyagot is digitálisan kérnek be).
Mi a helyzet a hagyományos számlákkal?
Azokat a számlákat, melyeket az ügyfél a kezébe kap, ő maga őrzi a székhelyen. A papírral nem kell elbattyogni a könyvelőhöz. Elég ezeket szkennelni és feltölteni, vagy a Cashbook mobil-alkalmazásban befotózni (pl. tankolások, bolti bevásárlások pénztárgépes számlái, vagy kézi számlatömbből írt számlák).
Hogyan és mikor célszerű feltölteni a számlákat?
A számlák folyamatos feltöltése a leghatékonyabb módja annak, hogy a könyvelés naprakész maradjon. Az e-mailben érkező számlákat már megnyitáskor célszerű a Cashbookba menteni, így nem felejtődnek el, és nem szükséges őket újra elővenni. A papíralapú számlákat érdemes egyből, ahogy a kezünkbe akadnak befotózni az alkalmazással.
Én például a tankolások számlájára akárhogy is vigyáztam, csúnyán összegyűrődött mire beértem vele az irodába szkennelni, vagy a melegtől olvashatatlanná vált. Ezért rászoktam arra, hogy ha úgyis kéznél van a telefon, már fizetés után egyből pár kattintással küldöm a könyvelésre a számlát.
Ha a szállító emailben pdf-csatolmányként küldi a számlát, akkor megadhatom neki a Cashbookhoz tartozó egyedi e-mail címet, és akkor a szállító küldi közvetlenül a könyvelésre a számlát.
Vannak könyvelők, akik nem kérik a számlákat. Ez hogyan lehet?
Tőlük kell megkérdezni. Van olyan ügyfelünk, akit az előző könyvelője NAV online számla adatok beforgatásával könyvelt, és egyetlen számlát sem kellett ehhez leadni a könyvelésre. Nagyon kényelmes megoldás mindkét fél számára. Csak egy gond van ezzel: ez nem könyvelés. Ebben az esetben nem valósul meg a törvény által előírt bizonylati fegyelem, mert a NAV online számla adatok nem minősülnek bizonylatnak. Épp ezért, csak azokat a számlákat könyveljük le, amelyekhez számlakép is tartozik az online rendszerben. Az eredeti számla megléte biztosítja a könyvelés pontosságát és megfelelését, valamint az adóhatóság ellenőrzései során is fontos bizonyítékként szolgál.
Az online könyvelés tehát nagyban megkönnyíti a vállalkozások számlakezelését és adatfeldolgozását, de a törvényi megfelelés érdekében a Cashbookkal történő, dokumentált számlakezelés továbbra is nélkülözhetetlen a felelősségteljes, ellenőrzésálló könyveléshez.
