Leggyakrabban úgy indulnak a vállalkozások, hogy adott egy jó szakember a saját szakmájában, aki eldönti: többet szeretne elérni, mint alkalmazottként. Szeretne a maga ura lenni, és egy nagy lendülettel saját vállalkozást alapít.
Azonban hamar rájöhet, hogy még a legkisebb vállalkozásban is, nagyon sokféle feladattal kell foglalkozni. A vállalkozás nem csak a szakmai munka, nem csak termelés. Már egy kis cégben is rengeteg adminisztratív feladat vár megoldásra. Ebbe beleértve az ügyvezetést, marketinget, pénzügyet, személyügyet stb. Attól, hogy sokan nem szeretik, még fontos területek, és megbosszulják magukat, ha nem kapnak kellő figyelmet.
A sikeres vállalkozók már előre tudják, vagy hamar felmérik a háttér-területek fontosságát. Ismerik az ügyvezető és a szakember tevékenysége közti különbséget. Eldöntik, hogy mi az a terület a cégen belül, amit saját maguk szívesen csinálnak, és belefér a kapacitásukba. A többi területre igyekeznek a megfelelő megoldást megtalálni. Leggyakrabban egy adminisztrátor az első alkalmazott, mert hatalmas terhet levesz a vállalkozó válláról, amennyiben nem akar papírmunkával foglalkozni. Ettől még a cég nem keres többet, csak a vállalkozó nem szakad szét, és azzal foglalkozhat, amiért vállalkozó lett.
Körültekintő adminisztrációval csökkenthető a az adóhatósági ellenőrzések kockázata
A könyvelést törvény írja elő a gazdálkodók számára. A könyvelők munkáját szintén törvények szabályozzák. A NAV már előbb látja a vállalkozás adatait mint a könyvelő az Online Számla Adatokból. A beadott bevallásokat ezekkel az előzetes adatokkal futtatják le az automata ellenőrzési rendszerek, és ha eltérést tapasztalnak: már kis is választották a céget ellenőrzésre.
Ezért már a könyvelés során mi is ellenőrizzük, hogy a nyilvántartott adatokhoz képest a cégektől minden szükséges számlát megkapunk-e, és jelezzük ha nem. Néhány vállalkozótól erre az az ingerült válasz jön, hogy ne szekáljuk a számlákkal, mert neki dolgozni a kell, nem ér rá számlákat keresgélni. Ilyenkor elmagyarázzuk, hogy a költséget és áfát csak számla alapján lehet elszámolni. Ha nincs meg a számla, akkor hiába látszik a kifizetés, nem lehet elszámolni, és az további gondot okoz, mert a cég igazolatlanul költötte a pénzét. Segítünk kialakítani azt a rutint, amivel a számlák már az első kézbevételkor/letöltéskor a megfelelő biztonságos helyre kerülnek, és később nem kell keresgélni. Ebben segítség az ügyfeleink számára biztosított Cashbook rendszer.
Hatékony számlakezelési tippek vállalkozóknak:
- Digitális számlák befogadása: ezeket akár a szállítók is közvetlenül elküldhetik Cashbook rendszerébe, de Te is gyorsan továbbíthatod oda. Elkerülheted, hogy elvesszenek, megsérüljenek, vagy kifakuljanak.
- Legyen egy ellenőrzési rutinod: Cashbookban Te is naprakészen követheted, hogy milyen számlák készültek a vállalkozásod adószámával és azt is láthatod, hogy melyikek azok, amik még nem jutottak el a könyvelésre. Ezt érdemes hetente-kéthetente átnézni, hogy időben pótolni tudd a hiányzókat.
- Rögzítsd azonnal a papíralapú számlákat: Készíts fotót a számlákról már a vásárlás vagy a csomag átvétele után, akár még a boltban vagy a helyszínen. Így elkerülheted, hogy később eltűnjenek vagy megsérüljenek a dokumentumok.
- Használj online számlázót: az általad kiállított számlákat így automatikusan továbbíthatod a könyvelésre, emberi beavatkozás nélkül.
- Ismerd fel, ha segítség kell az adminisztrációban: Ha úgy érzed, hogy túl sok idődet veszi el a számlázás és a számlák kezelése, fontold meg, hogy kiszervezed ezt a feladatot egy megbízható adminisztrátornak
Ezek az apró lépések hosszú távon rengeteg időt és energiát spórolhatnak meg, miközben Te koncentrálhatsz arra, amiért vállalkozó lettél: az alkotásra, a termelésre, és a céljaid megvalósítására.
Legtöbb ügyfelünk elégedetten használja az általunk kínált megoldásokat. Nekik olcsóbb a könyvelés, mert hatékonyan és gyorsan fel lehet dolgozni a könyvelési anyagot.
Ellenben sok időt vesz igénybe, ezért többe is kerül annak a vállalkozásnak könyvelése, akitől nem érkezik meg időben, teljes-körűen az anyag. Nekik az adóellenőrzés kockázata is nagyobb, hiszen ha a bevallásban nem szerepel teljes-körűen, pontosan minden, akkor máris célkereszt van a vállalkozáson: Vajon miért nem számolta el azt a számlát? Vajon mit akart ezzel leplezni? Vajon ha ez a számla nincsen rendben, akkor a többi rendben van?
Az adminisztráció és a termelés kéz a kézben járnak egy sikeres vállalkozásban. Ha rendszert vezetsz be, és tudatosan figyelsz ezekre a feladatokra, nemcsak hatékonyabb leszel, hanem több időt szabadíthatsz fel a fejlődésre és az ügyfeleidre.
