A vállalkozások működésének elengedhetetlen része a megfelelő számlázás. Gyakran okoz azonban fejfájást, hogy milyen típusú számlát mikor és hogyan kell kiállítani. Jelen írásunkban végigvesszük azokat a legfontosabb számlatípusokat, amelyekkel egy vállalkozás a mindennapok során találkozhat. Megmutatjuk, hogy mi a különbség a díjbekérő, az előlegszámla, a végszámla és a részszámla között, és praktikus tanácsokkal szolgálunk azok helyes kiállításához.
Díjbekérő
Ha előleget akarsz átvenni a vevődtől, akkor az utalás adatainak megadásához praktikus díjbekérőt küldeni. A díjbekérő még nem számla. Nem is kell könyvelni. A díjbekérő lényegében csak egy levél, ami részletezi, hogy mit mikor hova fizessen a vevő.
Előlegszámla
Ha a vevő a díjbekérő alapján kifizette az előleget, de még terméket, szolgáltatást nem kapott: akkor te a beérkezett előlegről 8 napon belül előlegszámlát állítasz ki. Az előlegszámlán a teljesítés napja az a nap, amikor az előleget megkaptad: a banki jóváírás napja. Előlegszámlát a pénz átvétele/jóváírása előtt nem állíthatunk ki!
Végszámla
Ha elkészültél a munkával, átadtad a terméket: akkor végszámla készül. Szolgáltatás esetén a teljesítésigazoláson feltüntetett dátum lesz a végszámla teljesítési időpontja. Termékértékesítéskor a termék átadásának napja. Ehhez képest 8 napon belül kell kiállítani a számlát. A végszámla a teljes szerződéses összegről szól. És külön sorban mínuszos tétellel kell a már átvett előleget lemínuszolni. (Hivatkozni kell az előlegszámla adataira). Így a két tétel különbsége adja a még fizetendő összeget.
Részszámla
A részszámlát akkor kapja a vevő, ha a vállalt munkát a szerződésben egységekre bontják fel, és úgy állapodnak meg, hogy azokat az egységeket annak elkészültekor/átadásakor fizetni kell. Ilyenkor a részszámlához teljesítésigazolás tartozik. Pl építőiparban a készültségi fokokhoz szoktak részteljesítési ütemeket megállapítani és számlázni. A számlát a teljesítéstől számított 8 napon belül akkor is ki kell állítani, ha a vevő nem tud fizetni.
A részletfizetésnek nincs köze a számlázáshoz. Ha a vevő nem tudja kifizetni a számládat, megállapodhatsz vele, hogy részletekben is rendezheti a tartozását. Ezt a megállapodást már nem kell a számlán feltüntetni. De a könyvelőnek tudnia kell róla, hogy a számla fizetési határidejét ez a megállapodás módosítja.
A helyes számlázás nem csupán jogszabályi kötelezettség, hanem a sikeres üzletmenet alapfeltétele. Bármilyen számlatípusról is legyen szó, mindig kulcsfontosságú a pontosság, az átláthatóság és a határidők betartása. Ha kétségeid támadnak a számlázás során, érdemes felkeresni a számlázóprogramhoz tartozó leírást, az egyes számlatípusok kezeléséről.
