Ha megfogalmazódik benned, hogy váltani kellene, akkor az azt jelenti, hogy már régen váltani kellett volna. A felmondás és egy új könyvelő megtalálása a legtöbb vállalkozónak nagyon kellemetlen helyzet, és emiatt halogatja a lépést. Pedig a kiábrándulás miatti váltás olyan, mint a sebtapaszt letépni: jobb gyorsan túlesni rajta!
Mikor lehet könyvelőt váltani?
Bármikor – év közben is!
Ideális esetben az üzleti év lezárásakor történik a váltás, mert ilyenkor tisztán elhatárolhatók a felelősségi körök. De ha év közben veszed észre, hogy gond van, ne várj! Minél előbb átváltasz egy megbízhatóbb irodára, annál nagyobb az esély, hogy az aktuális üzleti év hibáit még időben kijavítsák.
Hogyan találod meg az ideális könyvelőt?
Legsikeresebben úgy találsz neked megfelelő könyvelőt, ha már az árajánlatkéréskor, illetve a szerződéskötést megelőző megbeszélésen konkrétan megfogalmazod, hogy:
- milyen szolgáltatásokra van szükséged,
- hogyan szeretnél együttműködni,
- milyen rendszerességgel és formában szeretnél információkat kapni.
Így már a keresés korai szakaszában kizárhatod azokat, akik nem azt nyújtják, amire valóban szükséged van.
A legtöbb könyvelő megszokott séma szerint dolgozik, a fejében van egy kialakult kép arról, mi az ő feladata. Azonban ez nem feltétlenül egyezik meg azzal, amit egy vállalkozó elvár. Lehet, hogy számvitelileg és adózási szempontból kiváló munkát végez, mégsem támogat időben és érthetően az információkkal, amikor igazán szükséged lenne rá.
Például mi kifejezetten szeretünk olyan ügyfelekkel dolgozni, akik az átlagosnál nagyobb információigénnyel rendelkeznek – például projektenként vagy termékcsoportonként szeretnének kimutatásokat, vagy munkatársanként szeretnék követni a forgalmat.
Nem minden könyvelőiroda tud ilyen egyedi igényeket kezelni – a költséghelyes vagy munkaszámos könyvelés sok helyen megugorhatatlan feladatot jelent.
A mi irodánk annak ideális választás, aki:
- fontos számára, hogy bármikor, akár telefonról is nyomon kövesse könyvelése állapotát (számlák, adószámla egyenleg, áfa adatok).
- értékes idejét nem akarja a könyvelőhöz járkálással tölteni,
- okostelefont vagy számítógépet használ napi szinten,
- nyitott arra, hogy egy korszerű, általunk biztosított rendszeren keresztül küldje be számláit,
Csak az ár számít? Mit tartalmaz az ár?
Ha csak az ár alapján szeretnél dönteni, nehéz helyzetben vagy, mert nem minden könyvelőtől kapod ugyanazt a szolgáltatást „könyvelés” címén. Egy rossz könyvelő többe kerülhet, mint gondolnád!
Minden könyvelő más és más körülmények közt dolgozik. Van aki másodállásban otthon a konyhában, van aki saját irodában korrekten bejelentett és szakképzett munkatársakkal. Van aki kizárólag az adatrögzítést, és a bevallások beadását végzi el, és van aki adótervezéssel és tanácsadással, kiegészítő szolgáltatásokkal is tud segíteni. Ebben az esetben az első iroda biztos, hogy sokkal olcsóbb ajánlatot tud adni, ami egészen addig jó választásnak bizonyul amíg nincsen egy váratlan helyzet: munkaidőben nem lehet elérni, ha megbetegszik, nincs kollégája, aki átveszi és folytatja a félbemaradt feladatokat. A sok munka mellett nem jut ideje a jogszabályokat követni, és téged tájékoztatni. Vettünk már át úgy ügyfelet, hogy nem a számára legideálisabb adózási módban volt, és emiatt az utóbbi 5 év alatt közel 30! millió forinttal több adót fizetett be. – De a könyvelője jó olcsó volt.
Nagyon sok vállalkozó csak a pillanatnyi kiadással számol, és nem is tud belegondolni, hogy a választása hosszú távon mekkora hátrányt jelent.
Természetesen nagyon sokszor elegendő a vállalkozásoknak egy egyszerűbb szolgáltatás is. Ezért érdemes tisztázni, hogy pontosan mit takar a könyvelési szolgáltatás, vagy a „teljeskörű” könyvelési szolgáltatás.
Van biztosítása a könyvelőnek?
Tévesen sokan azt hiszik, hogy ha a könyvelő valamit elront, és a hatóság emiatt megbírságolja a céget, akkor azt majd a könyvelő megtéríti. Ilyet én még nem láttam az elmúlt 20 évben a környezetemben. Még akkor sem, amikor igazságügyi könyvszakértő kimondta, hogy egyértelműen a könyvelő volt a bírság oka. Sajnos a többség utólag nem vállalja a felelősséget, vagy akkor derül ki, hogy nincs biztosítása, amikor már fizetni kellene.
Kinek az ügyfélkapuján megy be a bevallás?
Gyanúra ad okot az a körülmény is, ha a könyvelő nem vállalja, hogy a bevallásokat a saját neve alatt adja be, ehelyett a vállalkozó ügyfélkapuján keresztül küldi a nyomtatványokat. Egy professzionális könyvelőnek saját ügyfélkapus jogosultságokkal kell rendelkeznie, különben az eljárás jogi aggályokat is felvethet.
Könyvelőváltás lépései
Ha már megtaláltad az új könyvelődet, a váltás folyamata gyorsan és gördülékenyen lezajlik:
- Kiválasztod az új könyvelőt: ajánlat, megbeszélés, szerződés egyeztetése.
- Felmondod a jelenlegi könyvelői szerződést, és tisztázod az átadás részleteit.
- Megkötöd az új szerződést, és meghatalmazást adsz az új könyvelődnek.
- Átadod vagy átadatod az előzményeket (számlák, bevallások, könyvelési adatállományok).
Ha felhatalmazást kapunk, mi közvetlenül intézzük az előző könyvelővel az átadást, és minden szükséges adatot, állományt beszerezünk, hogy a lehető leggyorsabban zökkenőmentes legyen az átállás. Ha ez nem megy, akkor az ügyfélnek adjuk a részletes listát arról, hogy mit, és milyen formában kell megkapnia.
Fontos tudnod:
A számítógépes könyvelési állomány is a te céged tulajdona – nem a régi könyvelőé! Ezt akár az adóhatóság is kérheti, egy későbbi ellenőrzéskor. Ezért minden korábbi adatot kérj el!
Könyvelőváltás vége
Az átállás időszakában párhuzamosan dolgozik a két könyvelő, akár egy üzleti éven belül. Ha az előző könyvelő véglegesítette az általa könyvelt időszak gazdasági eseményeit, és beadta a rá vonatkozó bevallásokat: átadja a végleges adatokat és állományokat. Ezután a neki adott meghatalmazásokat vissza kell vonni az érintett felületeken: Cégkapu, NAV, önkormányzat, bank, egészségbiztosító, KSH…
A könyvelőváltás nem kell, hogy stresszes legyen – egy jól szervezett folyamat biztosítja a zökkenőmentes átállást és a vállalkozásod pénzügyi biztonságát.
Ne halogass tovább, kérj ajánlatot most!
