Az év végi zárások időszakában sok cég kap egyenlegközlőt az üzleti partnereitől. Sokan megijednek, mert fizetési felszólításnak gondolják, pedig ez nem az.
Mi az az egyenlegközlő?
Az egyenlegközlő egy adminisztratív dokumentum, amely azt mutatja meg, hogy egy adott időpontban (pl. december 31-én) milyen egyenleg szerepel a küldő cég könyvelésében. Ezért fontos, hogy ne a pénzügyre, hanem a könyvelésre továbbítsd.
Miért küldenek egyenlegközlőt?
Az egyenlegközlő küldésének fő célja, hogy a cégek leellenőrizzék a nyilvántartásaik egyezőségét. Az év végi záráshoz olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a gazdálkodónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A követelések (például a nyitott vevő számlák) és kötelezettségek (például a nyitott szállító számlák) leltározásának alapja az egyenlegközlő, mely segít megelőzni a könyvelési eltéréseket és az esetleges vitákat.
Az év során bármikor alkalmazható, de a cégek különösen záráskor, az év elején küldenek ilyen dokumentumot, hogy a kimutatásaik pontosak legyenek. Ez azért fontos, mert a könyvelési eltérések időben történő tisztázásával elkerülhetők a későbbi vitás helyzetek és az esetleges jogi következmények. A mérlegbe csak az adós által elismert követelés vehető fel. Ha az adós nem ismeri el a követelés összegét, vagy azt csak részben ismeri el, az el nem ismert összeget még peresítés esetén sem lehet a mérlegbe beállítani.
Nem jelent tartozást!
Fontos tudni, hogy az egyenlegközlő nem automatikusan tartozást jelez. Az egyenleg az adott időpontban fennálló helyzetet mutatja.
Lehet, hogy egy december végi számla január elején már ki lett fizetve, mégis szerepel az egyenlegközlőn. Ezért nem szabad azonnal fizetési felszólításként értelmezni.
Az egyenlegközlő lényege, hogy a könyvelések pontosan tükrözzék a vállalkozások helyzetét, és segítsenek az eltérések időben történő észlelésében.
Mit tegyél, ha kapsz egy egyenlegközlőt?
- Ne pánikolj! Ez nem egy fizetési felszólítás, hanem egy adminisztratív eszköz.
- Ellenőrizd az egyenleget! Hasonlítsd össze a saját könyvelési adataiddal. Ehhez a legegyszerűbb, ha továbbítod a könyvelődnek a dokumentumot.
- Ha eltérést találsz, egyeztess! Vedd fel a kapcsolatot a partnerrel és a könyvelőddel, esetleg a partner könyvelőjével.
- Ha minden rendben, igazold vissza! Általában szerepel az egyenlegközlőn, hogy milyen formában kérnek visszajelzést, leggyakrabban elég emailben visszaküldeni a kitöltött dokumentumot.
- Örülj, hogy jó kezekben vagy, és az adott partner is, akinek a könyvelője veszi a fáradságot, hogy az egyenlegközlőket „körözteti”, mivel az év végi beszámoló-készítésnek kötelező eleme a vevők – szállítók leltározása, és ehhez az egyenlegközlők küldése.
Miért hasznos az egyenlegközlő?
- A beszámoló elkészítésében segít, a követelések, és a kötelezettségek leltárjának alapja.
- Segít pontosan látni a pénzügyi helyzetet.
- Megelőzi a későbbi vitákat.
- Biztosítja, hogy a könyvelések megfeleljenek a valóságnak.
Összegzés
Ha egyenlegközlőt kapsz, ne ess pánikba! Ez egy teljesen normális eljárás, ami segít tisztán látni a céged pénzügyi helyzetét. Ha kérdésed van, fordulj a könyvelődhöz, ő segíteni fog az egyeztetésben!
